Privacy & persoonsgegevens
Privacyverklaring Stagenda
Versie 1.0 – september 2026
Stagenda is een digitale toepassing voor de organisatie en begeleiding van stages binnen het onderwijs. Bij het gebruik van Stagenda worden persoonsgegevens verwerkt van onder andere leerlingen, medewerkers van scholen en contactpersonen van stagebedrijven.
In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens binnen Stagenda kunnen worden verwerkt, waarom dit gebeurt en hoe met deze gegevens wordt omgegaan.
1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
De school die Stagenda aan jou beschikbaar stelt, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen Stagenda. De school bepaalt voor welke doeleinden Stagenda wordt gebruikt, welke personen toegang krijgen en welke persoonsgegevens daarvoor noodzakelijk zijn.
HulsNet Media, gevestigd te Lisse, Nederland, levert en beheert Stagenda en verwerkt daarbij persoonsgegevens in opdracht van de school. HulsNet Media treedt hierbij op als verwerker.
HulsNet Media gebruikt persoonsgegevens uit Stagenda niet voor eigen advertentie- of marketingdoeleinden en verkoopt deze gegevens niet aan derden.
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Welke persoonsgegevens worden verwerkt, hangt af van jouw rol en het gebruik van Stagenda door jouw school. Het kan onder andere gaan om naam en contactgegevens, e-mailadres, leerlingnummer, geboortedatum, woonplaats, school en leerjaar, gebruikersaccount en gebruikersrol, gegevens over stagebedrijven en contactpersonen, stageperiodes en stagedagen, gekoppelde leerlingen en begeleiders, aanwezigheidsgegevens, notities en opmerkingen, gegevens voor stageovereenkomsten, meldingsvoorkeuren en technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van Stagenda.
Stagenda verwerkt daarnaast technische beveiligingsgegevens, zoals informatie over inlogpogingen, sessies en bepaalde beheerhandelingen.
3. Waarvoor worden deze gegevens gebruikt?
Persoonsgegevens binnen Stagenda kunnen worden gebruikt voor het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts, het organiseren en begeleiden van stages, het koppelen van leerlingen aan stagebedrijven en begeleiders, het vastleggen van stageperiodes, stagedagen en aanwezigheid, communicatie, het genereren van stageovereenkomsten, functionele e-mail- en pushmeldingen, beheer en beveiliging, het voorkomen en onderzoeken van misbruik of beveiligingsincidenten en het ondersteunen van scholen bij hun administratie en privacyverplichtingen.
De school bepaalt op welke grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) persoonsgegevens worden verwerkt. Afhankelijk van de verwerking kan dit bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting of de vervulling van een taak van algemeen belang. HulsNet Media verwerkt deze persoonsgegevens in opdracht van de school.
4. Bijzondere persoonsgegevens
Stagenda is niet bedoeld voor het vastleggen van bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, gegevens over godsdienst of levensovertuiging, afkomst of andere bijzondere categorieën persoonsgegevens. Gebruikers wordt daarom gevraagd dergelijke informatie niet in vrije notitie- en opmerkingenvelden vast te leggen.
5. Wie kan jouw gegevens bekijken?
Persoonsgegevens zijn binnen Stagenda alleen toegankelijk voor gebruikers die deze gegevens voor hun rol en werkzaamheden nodig hebben. Welke gegevens iemand kan bekijken of wijzigen, is afhankelijk van de gebruikersrol en de koppelingen binnen Stagenda.
Gegevens van verschillende scholen worden binnen Stagenda logisch van elkaar gescheiden. Bevoegde personen van HulsNet Media kunnen alleen toegang krijgen tot persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor technische ondersteuning, onderhoud, beveiliging of het oplossen van problemen.
6. Dienstverleners
HulsNet Media kan voor het aanbieden van Stagenda gebruikmaken van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, bijvoorbeeld voor hosting en het afleveren van e-mail- of pushberichten. Wanneer dergelijke partijen in opdracht persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van deze gegevens.
Voor de technische aflevering van pushmeldingen kan daarnaast gebruik worden gemaakt van de pushdienst van de gebruikte browser of het besturingssysteem. Daarbij worden alleen technische gegevens verwerkt die nodig zijn om de melding af te leveren.
7. Bewaartermijnen en verwijderen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij worden verwerkt. Wanneer een gebruikersaccount niet meer actief nodig is, kan het door de school worden gearchiveerd. Gearchiveerde accounts worden uiterlijk na één volledig verstreken schooljaar automatisch verwijderd, tenzij er een wettelijke of aantoonbaar noodzakelijke reden bestaat om bepaalde gegevens langer te bewaren.
Technische gegevens die uitsluitend worden gebruikt voor beveiliging en beheer kunnen andere en waar mogelijk kortere bewaartermijnen hebben.
Na definitieve verwijdering kunnen persoonsgegevens gedurende een beperkte periode nog aanwezig zijn in beveiligde back-ups. Deze back-ups zijn uitsluitend bedoeld voor herstel bij technische calamiteiten en worden niet voor andere doeleinden gebruikt. Zij worden volgens het geldende back-upbeleid verwijderd of overschreven.
8. Beveiliging
De school en HulsNet Media nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste wijziging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.
Stagenda maakt onder andere gebruik van beveiligde verbindingen, toegangsbeveiliging op basis van gebruikersrollen, aanvullende verificatie voor medewerkers en beheerders en maatregelen om ongeautoriseerde toegang tot accounts en gegevens te voorkomen. Beveiligingsrelevante gebeurtenissen kunnen worden geregistreerd om misbruik te voorkomen, technische problemen te onderzoeken en beveiligingsincidenten vast te kunnen stellen.
HulsNet Media onderhoudt Stagenda en treft maatregelen om de beveiliging van de applicatie actueel te houden. Wanneer een beveiligingsincident mogelijk gevolgen heeft voor persoonsgegevens, wordt dit volgens de daarvoor geldende procedures onderzocht en afgehandeld.
9. Cookies en lokale opslag
Stagenda gebruikt uitsluitend cookies en lokale browseropslag die noodzakelijk zijn voor de werking, beveiliging en gebruikersvoorkeuren van de applicatie. Deze technieken kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om een beveiligde sessie in stand te houden, een vertrouwd apparaat te herkennen, instellingen te onthouden en de geïnstalleerde webapp correct te laten functioneren.
Stagenda gebruikt deze technieken niet om gebruikers voor advertentiedoeleinden te volgen en plaatst geen marketing- of advertentiecookies.
10. Stagenda als geïnstalleerde webapp
Stagenda kan op ondersteunde apparaten als webapp worden geïnstalleerd. Wanneer hiervan gebruik wordt gemaakt, kunnen noodzakelijke bestanden lokaal op het apparaat worden opgeslagen om de applicatie goed te laten functioneren. Deze lokale opslag wordt niet gebruikt voor advertentietracking.
11. Pushmeldingen
Pushmeldingen zijn een optionele functionaliteit binnen Stagenda. De school bepaalt of deze functionaliteit binnen haar Stagenda-omgeving beschikbaar is.
Wanneer pushmeldingen door de school zijn ingeschakeld, kun je als gebruiker meldingen op een geschikt apparaat of in een ondersteunde browser activeren. Hiervoor verwerkt Stagenda technische gegevens die noodzakelijk zijn om meldingen naar jouw apparaat of browser te sturen. Dit kunnen bijvoorbeeld een apparaatidentificatie, een push-endpoint en technische beveiligingssleutels zijn.
Pushmeldingen worden uitsluitend gebruikt voor functionaliteit binnen Stagenda. Je kunt pushmeldingen weer uitschakelen via Stagenda of via de instellingen van jouw apparaat of browser. Pushregistraties die gedurende langere tijd niet meer worden gebruikt, worden automatisch verwijderd.
12. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
HulsNet Media streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken. Wanneer voor een onderdeel van de dienstverlening persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG.
13. Jouw privacyrechten
Wanneer Stagenda persoonsgegevens van jou verwerkt, heb je op grond van de AVG verschillende rechten. Je kunt onder andere vragen welke persoonsgegevens over jou worden verwerkt, om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren, in bepaalde situaties om persoonsgegevens te laten verwijderen of de verwerking te beperken en, waar van toepassing, bezwaar maken of persoonsgegevens in een overdraagbare vorm ontvangen.
Niet ieder recht is in iedere situatie van toepassing. De school beoordeelt een verzoek op basis van de AVG en eventuele andere wettelijke verplichtingen.
De school is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens binnen Stagenda. Wil je gebruikmaken van een van deze rechten of heb je vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met jouw school. HulsNet Media ondersteunt de school waar nodig bij de technische uitvoering van een privacyverzoek.
Wanneer een verzoek betrekking heeft op een minderjarige leerling, kan afhankelijk van de leeftijd en de aard van het verzoek een ouder of wettelijk vertegenwoordiger bij de behandeling worden betrokken.
14. Geautomatiseerde besluitvorming
Stagenda maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering waarbij zonder menselijke tussenkomst besluiten worden genomen die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor gebruikers hebben.
15. Klachten
Ben je niet tevreden over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt? Neem dan contact op met jouw school. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer Stagenda, de verwerking van persoonsgegevens of toepasselijke wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd via Stagenda beschikbaar. Wanneer belangrijke wijzigingen gevolgen hebben voor de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt, worden de aangesloten scholen hierover geïnformeerd.
Stagenda
Ontwikkeld en beheerd door HulsNet Media
KvK 42170669
Lisse, Nederland